河北省煤田二队行政办公室

部门职责、岗位设置及岗位职责

一、部门职能

（一）负责队机关文件、材料及有关单位来文的拟、收、发、存档工作，对普通来文提出批办意见，对重要来文提出拟办意见，送队长阅批；

（二）负责队长办公会、队务会的组织通知工作并做好会议记录；

（三）负责队行政印章、介绍信的管理和使用，经队长批准开具我队一切对外证明；

（四）负责队机关、各科室、各部门的工作协调；

（五）负责上级领导、下级单位、兄弟单位及社会各界客人的接待工作；

（六）负责来信来访的处理及有关材料的归档工作；

（七）负责队事业单位法人证书的年检、变更等手续办理，以及所属单位营业执照的注册、变更、评估、验资、年检等有关手续的办理；

（八）负责编制本部门年度财政费用预算方案，并按规定执行；

（九）负责行政文书档案的管理工作，负责队档案室的管理工作；

（十）负责车辆费用、通信费用、办公费用的节能降耗工作；

（十一）负责办理直接上级临时交办的事项；

（十二）负责本部门涉及质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的管理工作；

（十三）负责为领导提供有价值的政策信息等参考资料；

（十四）兼管职能

1.编写我队大事记；

2.负责公务车的管理及使用；

3.负责本部门的消防和安全工作；

4.办理领导临时交办的事项。

二、岗位设置

行政办公室设主任、秘书、文书、信访员、档案员、车辆管理员。

三、岗位职责

（一）行政办公室主任岗位职责

1.负责办公室的全面工作；

2.正确向直接下属传达上级精神和批示；

3.制定和界定直接下级的岗位职责；

4.制定办公室年度工作目标、工作计划，报直接上级批准后执行；

5.掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规；

6.负责维护队机关办公秩序，负责协调机关各科室的工作，收集各科室需要研究的问题报队长；

7.负责上级单位、下级单位和社会各界来我队检查、汇报、业务联系的接待工作，并按规定安排招待；

8.负责我队事业单位法人证书年检、变更工作，及所属单位营业执照的注册、变更、评估、年检等有关手续的办理；

9.负责队长办公会、队务会及其他大型行政会议的通知、筹备和组织工作；

10.负责组织有关行政公文和年度工作总结、工作安排、会议报告、决议、纪要、大事记等文件材料的起草和档案资料存放管理；

11.负责督促文件的拟、收、发、存及定期归档；

12.负责文件的批办拟办工作；

13.负责队长办公会通过的决议、决定、队长的指示的传达，协助领导班子抓好重大行政决议和重要工作部署的贯彻落实，做好督办、催办和信息反馈工作；

14.深入基层调查研究，及时进行情况反馈，为领导提供决策依据；

15.负责节假日值班安排、管理及值班记录的处理，提前拟定节假日放假通知及节假日值班名单，报队长批准；

16.组织做好行政方面的保密工作，负责机要文件和文书档案管理，确保不发生失密、泄密或丢失、损坏现象；

17.对印章的正确使用负责；

18.负责信访接待工作；

19.负责公务车的使用和管理；

20.代表我队与有关部门联系；

21.负责本部门涉及质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的管理工作；

22.按时完成领导临时交办的其他工作任务。

（二）秘书岗位职责

1.负责处理办公室日常事务；

2.负责办公室日常文件的审核、送签、打印、校对、装订、拟发工作；

3.负责我队综合性文件的草拟工作；

4.负责协助办公室主任组织和通知队长办公会、队务会，做好会议记录，督促会议决定的落实；

5.负责审核我队发文稿件，安排打印工作；

6.负责领导的文书材料起草、打印工作；

7.负责来文的登记、拟办，在正确筛选后送主管领导阅批；

8.负责按规定做好印信管理工作；

9.负责按规定做好业务招待审批、登记工作；

10.负责为领导提供有关管理、项目、政策、发展等方面的报摘、文件等参考资料；

11.负责我队平安建设台账登记工作；

12.负责我队有效文件的管理工作；

13.负责领导交办的工作，当好领导参谋。

（三）文书岗位职责

1.负责文件的收文、传阅、转送及归档、立卷和保密工作，文书资料在下年3月底前按规定整理并立卷、移交档案室；

2.负责队领导及办公室办公用品的领取、分发、保管工作；

3.负责电话费用报销登记工作；

4.负责办公室后勤及考勤工作。

（四）档案员岗位职责

1.负责档案的保管、保密和借阅工作；

2.负责全队档案归档、登记、编录、管理工作；

3.负责全队资料、文件、归档的督促工作，每年3月底前将上年的资料，办理交接手续收入档案室管理，做到“防特、防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘”七防；

4.负责对超过保管期限的档案资料提出存毁意见，按密级及有关规定报批后，会同有关部门和人员对过期档案进行销毁；

5.负责档案的日常管理，按规定程序审批后办理档案借阅和使用手续；

6.对全队的文件、资料的立卷、归档工作进行指导、服务和监督；

7.负责地质报告的归档验收工作，并按规定会同总工办向上级单位及时汇交地质报告及科技成果；

8.严格执行保密制度；

9.办理领导临时交办的事项。

（五）信访员岗位职责

1.负责信访工作，认真学习、遵守《信访工作条例》；

2.负责来信来访的登记、接待，并按规定安排食宿；

3.负责建立信访工作台账，向领导汇报重大来信来访事件；

4.负责协调有关部门处理来信来访；

5.办理领导临时交办的事项。

（六）车辆管理员岗位职责

1.负责车辆保养，办理车辆运行所需手续，确保车辆安全；

2.负责驾驶员管理工作，及时组织驾驶员学习交通法规及有关规定，增强交通安全意识，掌握车辆的使用、维修、安全状况，使车辆经常保持良好状态；

3.负责协助有关部门组织车辆年审和驾驶员年审工作；

4.负责协助有关部门对交通事故进行处理，对事故责任进行处罚等事宜；

5.严格执行车辆管理制度，对外出车辆开具《公务用车派车单》；

6.办理领导临时交办的事项。