“大家早上好，受主办方委托，由我向媒体和公众发布唐山马头营凸起区干热岩地热资源开发关键技术集成研究与示范——储层改造与发电试验项目成果”，望着武强院士发言的情景，会务人员紧绷的神经稍稍放松了一些。
今年4月底，国斌总工就对马头营干热岩项目发电成果发布会事宜进行了安排，会议由河北省煤田地质局、唐山市人民政府主办，二队及项目合作单位承办，具体由二队办公室牵头，总工办、地质科共同做好会务筹备工作。吴红菊负责会务组、童健活负责食宿组、苏野负责接待组。
会务组：以不变应万变，高标准完成会务工作
会务组负责会议报到、会议材料起草及发放、会议签到、会场布置、会议茶水等工作。
提前联系酒店。会务组成立时，开会时间还没有确定，前期很多工作都不能做。5月6日，会务人员前往唐山考察会议酒店，经人介绍，联系了唐山新华联铂尔曼大酒店，该酒店为政府采购酒店，各项费用都在标准之内，酒店的会议厅、客房等接待条件完全满足会议要求。因会议时间未定，会议酒店只能暂定，同时又联系了唐山国际会展中心酒店备用。考察完酒店，我们又去了马头营干热岩发电项目现场，帮助项目部对现场进行了美化设计，以备会议结束后专家领导到现场观摩。
详细制定筹备方案。会议时间确定之前，会务组制定了详细的会议筹备方案，起草了会议手册，每项工作都明确到个人。提前进行了会议手提袋、笔、本等材料采购，打印已知的人员姓名桌牌及餐桌牌，对项目现场摄影摄像进行安排，对参会人员及住宿、就餐人数进行了预测。同时还制定了疫情防控及车辆、医疗应急预案。期间，会务组实时与项目负责人联系跟进，预测会议召开时间。6月24日晚7点，纪平队长电话告知，6月27日召开马头营干热岩发电成果评审会、28日召开成果发布会。会务组立即与唐山新华联铂尔曼大酒店联系，预定会议厅、客房、餐厅，连夜对工作人员前往唐山的时间、车辆进行了安排，并将拟邀请人员名单提供给局办公室，印发邀请函。通知地质科、市场拓展科业务人员联系相关合作单位。25日一上班，纪平队长召集各会务组负责人开会，对会议具体问题进行了安排。会后，会务组及食宿组携带笔记本、打印机等办公用品出发去了唐山，因26日接站任务较少，接送站工作人员26日再出发。
及时打印会议手册。会务人员到达唐山已是25日下午5点，省局李魁广总工及办公室部分人员也随即到了酒店。彼时，会议议程及参会人员名单还没有确定。每确定一名参会人员，桌签、餐桌签、会议筹备方案、会议手册、会议签到表等材料都要进行调整。因会议时间仓促，参会人员名单调整一直持续到27日晚。26日晚，经局领导审核，会议手册终于定稿。因27日下午要召开项目评审会，部分会议人员会陆续报到，会务组决定26日晚就把会议手册打印好。这期间，会务人员经多方联系，找到了营业时间至晚上12点的打印店。19点，3名会务人员去打印会议手册，本想着100份会议手册最多2个小时就打印完了，结果到店里以后，因彩色打印机故障，修理打印机耗费了将近一个小时，还是没有修好，又去了另外一个店，重新调颜色、打印、封膜、装订，从店里出来时，已是23点59分。
27日上午，检查完所有会议材料，确保无误后，安排2名会务人员在签到台处负责签到、发放会议材料。其他人员开始布置项目评审会会场，调整会议桌、悬挂条幅、摆放桌牌、调试投影仪及话筒、灯光。准备好了专家名单签字表及专家意见表。结果下午正式开会时，参会人员临时增加了2人，又重新摆放了桌牌，调整了座次。评审会召开的同时，会务组开始布置发布会会场。考虑到现场摄像效果，临时联系唐山市牧洵文化传媒公司，增加了高清LED显示屏、灯光、音响等设备。因发布会使用的会议厅当天有会议，会议撤场结束已是21点半，立即安排灯光音响进场布置。
迅速应对会议时间调整。一切有条不紊地进行时，突然接到局办公室的电话，28日的成果发布会由原定的10点召开，调整为早上6点半召开。当时已经22点多了，调整后的会议时间要通知到每个参会人员。会务组、食宿组、接送站组分工协作，挨个给参会人员打电话通知，住宿人员电话无法接通的，就挨个去房间敲门。通知完以后，会务组、餐饮组、接待组所有工作人员均到会场进行布置。得知部分参会人员因开会时间太早，无法参会，及时调整了会场座次安排，并拉线调整桌椅、桌牌摆放位置。会场灯光、音响等设备安装、调试完后，已是28日凌晨2点。28日早6点，提前打印了会场座次安排表，所有会务人员到会场门外等候。会场内循环播放省局和二队宣传片，参会人员陆续进场。会议按照议程，完成了各项程序。
食宿组：精心安排、灵活应变，圆满完成各项工作任务
根据发布会筹备方案部署，食宿组负责与会人员的餐饮、住宿等工作。结合本次成果发布会规格更高、参会人员更多的特点，食宿组提前2天进场，提前准备接待工作事宜。
会议前，依照筹备方案要求，所有专家领导到达酒店后，当即派专人引领签到、办理入住。就餐前，每位专家领导都要安排到具体房间、座位，并在相应位置摆放桌签方便落座；安排专人负责提前短信、电话告知，并引领进入就餐房间；工作人员一律安排自助餐。点餐时，充分考虑到各房间不同民族、地域情况合理安排菜品，不超标准的前提下使大家吃得饱、吃得好。
计划是完美的，但由于部分专家领导临时行程有变，致使与会人员增减调整频繁，原定就餐安排到最后定稿期间修改竟达10余次之多。但是食宿组成员没有一句怨言，争分夺秒做好方案调整前请示、调整后汇报，凭借扎实的办会经验和灵活的应变能力，圆满完成了接待任务。食宿组成员在完成自身任务的前提下，充分发挥哪里需要哪里搬的砖头精神，听从指挥、积极配合其他组完成额外工作。
接待组：精准对接、统筹协调，为会议提供高质量服务
接待组负责负责车辆调度、接送站。接到马头营发电项目成果发布会接待任务后，接待组组长立刻开始挑选精干力量组成发布会接待组，及时召集小组会议，根据以往会议接待工作经验，向组员介绍了本次接待任务的要点、难点。为保证接待工作不出丝毫纰漏，接待组将接待流程进行拆解，把每个环节任务分配到组员，组员再根据自己的工作任务提前准备。
6月26日上午五点半，接待组准时向唐山进发，中午11点半顺利抵达。午饭后，大家顾不上休息，快速进入工作状态，为下午的接待事宜做准备。下午4点左右，组长手机铃声响起，组员来电。原来组员所驾驶的道奇车辆在高速公路上出现变速箱故障，车辆无法加速。挂断电话，他赶紧联系其他司机，准备随时救援，并叮嘱组员务必控制好车速，保证随行专家领导的安全。半小时后，车辆安全抵达酒店。
晚饭过后，接待组又聚到一起，商讨第二天的接待工作。他们先将第二天的与会专家、嘉宾的行程进行汇总，并逐一电联询问出行时间、出行方式、是否需要安排车辆接送站。随后为每一位专家、嘉宾安排接站车辆及接站陪同人员，并叮嘱接站陪同人员务必提前搜索好接站路线、路况，手机保持24小时开机，防止发生突发状况。因为发布会之前还要召开一场项目评审会，参会人员较多，到达唐山的时间毫无规律，再加上接站车辆较少，人手短缺，每个人都有多次的接站任务。若领导需要临时出行，接站车辆及人员就得立刻调整。
6月27日上午，组长一大早就开始了一天的接站调度工作，提前一个小时给具体接站人员打电话，提醒其不要迟到。还随时联系接站陪同人员，确定重要专家、嘉宾抵达酒店的具体时间，以便提醒队领导出来迎接。参会专家、嘉宾抵达酒店后，立刻引导到酒店前台办理入住手续，并提醒前台工作人员，酒店客房走廊狭长且拐弯较多，一定要就近安排来参加我队会议的嘉宾。入住手续办完后，及时记录入住房间，以备不时之需，并安排人员将参会专家、嘉宾引导至酒店客房。下午六点左右，前往北京接站的组员来电，研讨会专家武强院士、清华大学赵志宏教授即将抵达酒店。组长立刻联系局、队领导，准备迎接。简单问候之后，专家们随即召开了项目评审会。接待组则一直在会议室外等候，随时应对突发状况。果不其然，会议期间，会议室内传来消息，评审会结束后，部分专家、领导要外出洽谈工作，需要安排车辆。组长立刻联系司机，将车辆停在酒店门口落客区，随时等候。晚上22点半左右，最后一名参加发布会的嘉宾也抵达酒店。本以为接待任务完成，不会再有突发状况发生，这时又传来消息，发布会时间提前至早上6点半准时召开；蒋方明教授9点多就要出发去天津飞机场。计划又被打乱，但时刻准备应对突发状况的接待组丝毫未乱，迅速理清车辆调度安排表，并及时通知送站人员，按最新调度安排执行送站任务。
6月28日早上6点30分，发布会准时开始，送专家返京的车辆也准时停在了酒店门口，因为有消息说专家随时可能出来，接待组必须为专家节省每一分钟时间。发布会结束后，送站任务陡增，接待组一边调度车辆送站，一边联系询问送完站的车辆何时返回，因为还有送站任务等着。下午3点，送走最后一位记者，大家坐在酒店大厅的沙发上，拍拍双腿，相视一笑。接送站任务圆满结束。
成果发布会结束后，局领导对会务服务给予了高度肯定。所有会务人员在本次会议中经受住了严峻考验，同时也为以后举办大型会议积累了工作经验。（吴红菊童健活苏野）